Numérisation de documents (formats A4 et inférieurs)

La numérisation est le meilleur moyen de sauvegarder les documents sur le long terme. Elle permet de transformer un document papier en fichier numérique, à travers l’utilisation d’un scanner. La numérisation permet de résoudre le problème du stockage des documents, puisqu’un simple disque dur peut contenir des dizaines de milliers de fichiers. D’autre part, la numérisation permet d’organiser les documents en toute simplicité par l’utilisation de dossiers numériques, voire de bases de données. N’oublions pas enfin l’aspect écologique, puisque la numérisation permet de limiter la consommation de papier.

Quel est son but ? Tout simplement, de conserver, stocker et partager, mais aussi de pérenniser, consulter facilement sur un écran ou un réseau.

Un autre des avantages de la numérisation est la reproduction de l’information numérisée qui peut être soit stockée, soit imprimée soit reproductible à l’infini sans avoir d’impact néfaste sur le document source.

Professionnels : La vie parfois peut vous jouer des tours, vol ou perte de documents, sinistre, etc. Votre entreprise n’est pas à l’abri de ce genre de tracas qui peuvent avoir quelques fois des conséquences lourdes.

Alors pensez à sécuriser les papiers de votre société en optant pour la numérisation des documents administratifs, quelque soit le service de votre entreprise. Par ailleurs, le fonctionnement d’une entreprise oblige généralement à gérer une quantité de documents énorme : factures, bordereaux, récépissés, documents comptables, spécifications techniques, brochures publicitaires, etc. En fonction de la taille de l’entreprise, le volume atteint par ces différents documents peut devenir réellement impressionnant, et il n’est pas rare que les archives occupent des pièces entières, la numérisation est la solution.

Particuliers : Garder une copie de vos documents sur votre ordinateur, c’est savoir faire preuve de prudence : papiers d’identité en cas de départ en vacances, documents administratifs qui ne sont établis qu’une seule fois (Carte d'identité, passeport, livret de famille, certificats de travail, avis d’imposition…), papiers administratifs anciens qui se dégradent, etc.

Aussi avoir une copie numérisée permet également, dans un échange mail avec une administration par exemple, de fournir rapidement les pièces demandées.

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